El dolor de cabeza del «prefilling»

La directiva IVA en la Era Digital (ViDA) introduce un cambio fundamental en el artículo 217 de la Directiva del IVA (2006/112/CE). Para quienes sean lo bastante mayores como para recordar la introducción del artículo 217 en 2019, ese artículo fue el texto fundacional de la digitalización de las facturas: “A efectos de la presente Directiva, se entenderá por «factura electrónica» aquella factura que contenga la información exigida en la presente Directiva y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Ya en 2010, la expresión “enviada y recibida” provocó un considerable revuelo entre los asesores fiscales. Las preguntas habituales eran del tipo:

• ¿Qué ocurre con una factura enviada, recibida y no procesada?
• ¿“Recibida” significa contabilizada en el balance?
• ¿“Recibida” significa contabilizada y aprobada?

Detrás de todas estas preguntas se esconde el procesamiento de las facturas: una factura puede estar técnicamente recibida pero simplemente “aparcada”. Luego pasa de aparcada a contabilizada, pero sin aprobar. Después, de contabilizada a aprobada. Y después llega el pago.

Con ViDA, todo esto cambia, y sin embargo casi nadie se ha dado cuenta.

Aviso: el desenlace será amargo. No se trata de un simple cambio; es un cambio que obligará a rediseñar por completo el reprocesamiento de facturas en las empresas.

De la “digitalización de la Sexta Directiva” a la “digitización de ViDA”

Mientras que la redacción anterior se centraba en que la factura fuera emitida y recibida en “cualquier formato electrónico”, la nueva definición es mucho más restrictiva, con el fin de garantizar una declaración fiscal automatizada y de alta velocidad.

1. El cambio clave: “cualquier formato” frente a “formato estructurado”

El cambio más destacado es el paso de una definición amplia a una definición técnica.

Definición anterior (pre-ViDA): una factura electrónica era simplemente una factura emitida y recibida en “cualquier formato electrónico” (lo que incluía simples PDF o incluso imágenes escaneadas enviadas por correo electrónico).

Nueva definición (ViDA, nuevo artículo 217, en vigor tras su transposición, a más tardar el 31 de diciembre de 2030): una factura electrónica se define ahora como un documento que ha sido emitido, transmitido y recibido en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y electrónico.

El primer impacto: a medida que avance la implementación completa (de forma gradual, desde ahora hasta 2030), los PDF no estructurados dejarán de considerarse legalmente “facturas electrónicas”. Solo formatos como XML, EDI o formatos híbridos (como Factur-X, que incluye un archivo XML legible por máquina) serán válidos.

En términos claros: olvídate de los PDF que te envía tu proveedor. Aunque los recibas por correo electrónico en formato PDF/A, ese “documento” ya no tiene ningún valor. Quien lo recibe no podrá deducir ni el principal ni el IVA, y quien lo envía no podrá utilizarlo para cobrar sus honorarios. Si quieres seguir recibiendo facturas así, tendrás que migrar a todos tus proveedores al formato Factur-X, como mínimo.

Pero eso no es todo, la pesadilla continúa…

2. El fin de la aceptación del destinatario (artículo 232)

La parte de “recibida” en la definición también cambia de peso legal. Anteriormente, el artículo 232 establecía que el uso de una factura electrónica estaba sujeto a la aceptación del destinatario.

El cambio: ViDA elimina, en la práctica, la necesidad del consentimiento del destinatario para las operaciones sujetas a los nuevos Requisitos de Información Digital (DRR).

El resultado: un proveedor podrá “enviar” una e-factura estructurada, y el cliente estará legalmente obligado a “recibirla” en ese formato, perdiendo el derecho a exigir papel o un simple PDF.

Y eso tampoco es todo, la pesadilla continúa. Llegados a este punto, el lector debería respirar hondo.

3. La saga del prefilling: un formato “que permite su procesamiento automático y electrónico”

Tomemos el escenario habitual. Estamos a 27 del mes. Tu proveedor habitual prepara su factura, como de costumbre, en los últimos días del mes. Nada excepcional, de momento.

Envía la lista de sus facturas a su asesor contable en un archivo de texto. El día 28, el asesor introduce el archivo en su sistema, y este lo envía al Access Point de facturación electrónica. Estamos en un modelo de 5 esquinas: la factura llega al servidor de la autoridad tributaria y, en una hora, aparece en el portal del cliente, lista para su procesamiento. En este punto, ¿se cumple el artículo 232?

Sí, y no…

Sí, para el portal fiscal: tiene la factura y la incorpora a los datos de “prefilling”. En ese período fiscal, el proveedor declarará la factura, y el prefilling del cliente también la declarará.

Hasta aquí, todo parece una tecnología maravillosa, ¿verdad?

No, porque nos hemos olvidado del cliente: todavía no ha procesado su factura, no la ha contabilizado y no la ha aprobado. Y, salvo milagro, no hay forma de que quede aprobada y contabilizada antes del día 31 de ese mismo mes.

Históricamente, una gran parte de las empresas que hemos visto procesan sus facturas —desde hace décadas— con un modo de “aparcamiento”: la factura está en su sistema, pero no contabilizada en el balance. Espera su aprobación y, solo una vez aprobada, pasa al balance. Y conseguir esa aprobación lleva unos días —en algunas empresas, ¡incluso semanas!

¿El efecto? A fin de mes, el responsable de impuestos indirectos descubre una versión prefilled con numerosas facturas que no existen en su propia contabilidad. Este problema se conoce como el “efecto velocidad”: la velocidad electrónica de las e-facturas es mucho mayor que la velocidad tradicional de las cuentas por pagar.

Bienvenido al mundo del prefilling.

El prefilling es la consecuencia directa de pasar de la digitalización (donde los documentos son simplemente digitales) a la digitización (donde el procesamiento y la inteligencia de datos se derivan automáticamente de la acción digital).

El prefilling es totalmente incompatible con las prácticas de “aparcamiento” de facturas.

Qué viene después: la pesadilla fiscal ya ha empezado

Lo que viene después es una discrepancia entre el impuesto declarado y el impuesto contabilizado. La primera tarea del responsable de impuestos indirectos es “elegir” qué cifra declarar:

• Elegir los datos de prefilling: entonces no tiene problema con la autoridad tributaria, pero sí lo tendrá con los auditores externos, que acabarán detectando la discrepancia.
• Elegir su propia contabilidad para declarar: entonces los sistemas de la autoridad tributaria activarán una alerta, y alguien de la administración vendrá de visita.

Algunas personas ya advirtieron de este efecto, pero solo hoy empezamos a ver sus consecuencias.

Ahora que hemos descrito el problema, la solución es sencilla de enunciar: las empresas que dependen del “aparcamiento de facturas” deben cambiar su proceso. Fácil de decir, muy difícil de hacer.

Ahora ve a explicarle a tu CFO que el proceso de cuentas por pagar necesita cambiar.

Te deseamos suerte y diversión.